Il est nécessaire que les dirigeants examinent, dès la constitution d’une structure ou au moment de sa reprise, les différents contrats d’assurance qu’il est prudent, voire obligatoire, de souscrire compte tenu notamment :
- de ses activités ;
- des locaux dont elle dispose ;
- des véhicules qu’elle utilise ;
- des obligations contractuelles qui pèsent sur elle, etc.
La couverture des risques liés aux différentes composantes de la structure relève, en principe, de différentes catégories de contrats d’assurance. Les prestataires d’assurances peuvent cependant proposer des formules regroupant la couverture des risques suivant deux principes d’assurance différents :
- l’assurance "Multirisques" prévoit une liste des éléments assurés avec des exclusions spécifiques par type de garanties ;
- l’assurance "Tous risques sauf…" ne fait mention que des périls non garantis, tout ce qui n’est pas exclu étant couvert par l’assurance.
I.Assurance responsabilité civile (non obligatoire)
a.Assurance responsabilité civile professionnelle
Toute structure peut causer des dommages à des personnes tiers dans le cadre de son activité et engager ainsi sa responsabilité civile.
Pour ne pas avoir à supporter les coûts résultant des préjudices occasionnés il est conseillé de souscrire une assurance responsabilité civile.
Celle-ci à pour objet la prise en charge des conséquences financières découlant des dommages corporels, matériels et immatériels causés par :
- la structure elle-même : l'assurance responsabilité civile couvre les dommages qui résultent d'une faute de la personne morale (par exemple, les dommages résultant d'un défaut de sécurité) ;
- un préposé de la structure : l'assurance responsabilité civile couvre également les dommages causés par les membres salariés de la structure (par exemple, les artistes, techniciens, administrateur, etc.) ; les membres non salariés (pour une association il peut d'agir des adhérents ou bien encore des personnes qui constituent le bureau) ; les personnes bénévoles (bien que le bénévole ne soit pas membre de la personne morale, celle-ci reste tout de même responsable en cas de dommage (voir étude "Bénévolat" ) ;
- les biens dont la structure à la garde (par exemple, les dommages résultant de l'effondrement d'un décor sur le public peuvent être pris en charge par l'assurance).
Toutefois, la personne morale ne répond pas des dommages causés par l'un de ses préposés lorsque celui-ci a agi hors de sa fonction, sans autorisation et à des fins étrangères à ses attributions.
Il arrive que les dommages soient causés entre les membres de la structure (par exemple, un artiste blesse un technicien au cours d'une répétition). Pour que ces dommages soient pris en charge il ne faut pas oublier de mentionner dans le contrat d'assurance que les personnes impliquées dans les activités de la structure sont tiers entre-elles et vis-à-vis de la structure.
Seules les activités nommément désignées dans le contrat d'assurance sont garanties : la description transmise à la compagnie d’assurance doit donc être exhaustive, qu’il s’agisse d’activités temporaires, occasionnelles ou permanentes. En cas de nouvelle activité, il est nécessaire d’en informer sa compagnie d’assurance.
b.Assurance "individuelle accidents"
Les bénévoles et les membres d'associations non salariés ne bénéficient pas de la législation applicable en matière d'accident du travail.
En cas d'accident corporel n'impliquant aucune faute de l'association, l'assurance "individuelle accidents" permet à la victime de percevoir des indemnités pécuniaires.
c.Assurance responsabilité civile des dirigeants
Le contrat d'assurance responsabilité civile des dirigeants a pour but la protection du patrimoine personnel des dirigeants lorsque des actions en responsabilité civile sont engagées contre eux (voir étude "responsabilité des dirigeants et des personnes morales" ), notamment en cas de :
- violation des statuts ;
- faute de gestion ;
- infraction aux dispositions législatives et réglementaires.
II.Assurance relative aux locaux (obligatoire)
Cette assurance annuelle couvre les dommages causés dans le local professionnel par l’assuré ou un tiers non identifié, au propriétaire du local ou à des tiers. La structure doit couvrir sa responsabilité par les garanties principales : l’incendie, l’explosion et le dégât des eaux. Lorsque la structure est locataire ou occupe son local à titre gratuit, il convient de se référer aux clauses de la convention d’occupation (bail ou acte de prêt de locaux) pour connaître ce qui doit être assuré, c’est-à-dire ce qui n’est pas couvert par l’assurance du propriétaire. Si l’organisme utilise le logement du dirigeant ou d'un membre de l'association, même pour la simple administration ou la domiciliation de la structure, il faut en aviser l’assureur du dirigeant ou du membre de l'association.
III.Assurance relative aux véhicules automobiles (obligatoire)
a.Véhicule appartenant à la structure
L’assurance doit couvrir les dommages causés à des tiers que peuvent provoquer les véhicules automobiles appartenant à la structure. Lorsque la structure emprunte un véhicule elle doit s’assurer que ce dernier est garanti, car le propriétaire et l’utilisateur du véhicule doivent être assurés.
b.Membre de la structure utilisant son propre véhicule
Un membre, un salarié ou un bénévole utilisant son propre véhicule pour son activité au sein de la structure doit l’assurer lui-même. La structure doit cependant vérifier auprès du propriétaire que son contrat d’assurance comporte l’usage "professionnel" ou "affaires".
Éventuellement, la structure peut souscrire auprès de son propre assureur une extension de garantie (la garantie "trajet-mission").
IV.Assurance du matériel de la structure (non obligatoire)
La structure a tout intérêt à assurer le matériel dont elle est propriétaire : décors, costumes, son, lumière, etc.
L’assurance "Tous risques matériels" garantit le bris, la destruction, le vol et, selon les assureurs, la perte des biens assurés. Il convient de préciser l’emplacement et l’utilisation du matériel, son éventuel transport, ainsi que la période durant laquelle il est assuré.
La valeur du matériel assuré doit être périodiquement réévaluée au fur et à mesure des investissements et/ou amortissements. Cependant, certains contrats d’assurance peuvent prévoir une clause d’investissement qui permet à l’assuré de ne pas signaler à son assureur immédiatement l’achat de nouveaux matériels. Il devra alors indiquer la nouvelle valeur globale à chaque échéance annuelle.
Dans le cas d’une location ou d’un emprunt à titre onéreux ou gratuit de matériel (objets confiés), la structure doit vérifier l’étendue de la garantie du propriétaire (le loueur ou le prêteur) : si aucune clause ne stipule que le propriétaire renonce à tout recours contre le locataire en cas de sinistre, il est vivement recommandé au locataire d'assurer le matériel pendant sa durée d'utilisation (y compris pendant le temps de transport).
V.Assurance pertes financières de la structure (non obligatoire)
a.Assurance "annulation"
L'assurance "annulation" couvre les pertes financières liées à l'annulation d'un spectacle.
Les principales garanties de l'assurance annulation concernent : les cas de force majeure, les intempéries et l'indisponibilité des personnes indispensables au spectacle.
Il n'existe pas de contrat type d'assurance "annulation". Chaque assureur élabore ses propres conditions contractuelles et il arrive bien souvent que les risques les plus fréquents ne soient pas garantis. L'assuré doit donc vérifier que toutes les éventualités qu'il souhaite garantir sont énumérées dans la convention.
Le coût de l'assurance "annulation" est calculé sur le montant assuré (il s'agit généralement d'un pourcentage variant de 1% à 5% en fonction de la ou des garantie(s) choisie(s)).
1.Annulation liée à un cas de force majeure
La force majeure est définie comme un événement extérieur aux parties, imprévisible et insurmontable qui empêche le débiteur d'exécuter son obligation.
Les cas de force majeure admis par la jurisprudence sont très peu nombreux (voir étude "Responsabilité contractuelle" ). Il est donc rare que la garantie annulation soit mise en œuvre par les assureurs sur ce fondement.
A noter : la réforme n°2016-131 du 10 février 2016 entrée en vigueur le 1er octobre 2016 a prévu une définition légale de la force majeure inspirée de la jurisprudence de la Cour de cassation.
L'article 1218 du Code civil dispose : "Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu'un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l'exécution de son obligation par le débiteur.
Si l'empêchement est temporaire, l'exécution de l'obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l'empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1."
Les intempéries (sauf celles d'une extraordinaire violence) et l'indisponibilité des artistes principaux (pour cause de maladie, de blessure, etc.) ne sont pas considérés comme des cas de force majeure. Il convient donc de vérifier que ces situations sont garanties en parallèle par l'assurance "annulation".
2.Annulation pour cause d'intempéries
Cette garantie peut se révéler nécessaire pour les spectacles en plein air.
Afin de conserver l'aléa des conditions climatiques, l'ensemble des assureurs exigent que la garantie annulation soit souscrite au moins 2 à 3 semaines avant le début de la 1ère représentation.
3.Annulation en cas d'indisponibilité d'un membre de l'équipe artistique
L'indisponibilité des artistes ou techniciens "clés" d'un spectacle sont souvent à l'origine de son annulation. Le contrat d'assurance "annulation" garantit cette éventualité.
Les noms des personnes indispensables à la réalisation du spectacle doivent être inscrits au préalable dans le contrat d'assurance. La garantie ne fonctionne pas en cas d'indisponibilité d'un artiste ou technicien dont le nom n'a pas été mentionné dans le contrat.
b.Assurance "perte d’exploitation"
Elle garantit les conséquences financières d’un arrêt d’exploitation après un sinistre des locaux, du matériel ou d’une personne clé. Cette assurance, préconisée notamment pour les salles de spectacles, doit garantir les frais généraux permanents fixes et, dans certains cas, la partie génératrice du chiffre d’affaires qui est perdue. La structure doit se retrouver dans la situation financière antérieure comme s’il n’y avait pas eu de sinistre.
VI.Assurance protection juridique (non obligatoire)
Elle prend en charge les frais de procédures de la structure en cas de litige l’opposant à des tiers. Si la structure est assignée en justice ou désireuse d’intenter un procès, elle peut, grâce à l’assurance protection juridique, bénéficier d’une assistance sous forme de conseils par téléphone, d’expertises ou d’aides financières.
Cette protection doit faire l’objet d’un contrat distinct des autres types d’assurances ou d’un chapitre distinct lorsqu’elle est intégrée à un contrat unique. Le contenu de l’assurance et la prime correspondante doivent être indiqués.
Lorsque le dossier est accepté, l’assuré doit pouvoir recourir à l’avocat de l’assureur ou choisir son propre conseil. Si le client choisit l’avocat recommandé par l’assureur, il n’aura rien à débourser. S’il choisit son avocat, il ne percevra généralement qu’un montant plafonné pour chaque type de procédure et devra acquitter seul la différence.
L’assurance protection juridique fiscale assure la structure à l’occasion d’un contrôle fiscal matérialisé par la réception d’un avis de vérification fiscale ainsi qu’à l’occasion d’un contrôle Urssaf.
Cette assurance prévoit :
- le paiement des honoraires d’assistance de l’expert comptable lors d’opérations de vérifications fiscales ou sociales (Urssaf) ;
- le paiement des honoraires d’un conseil extérieur spécialisé (conseil juridique ou fiscal) si son intervention est nécessaire et après accord de la compagnie ;
- après accord de la compagnie, le paiement des dépenses, frais et honoraires d’avocats nécessaires à tous recours contentieux et à la représentation du souscripteur devant toutes juridictions.